Op deze pagina vind je een overzicht van het algehele proces van een factuur van begin tot eind. Heb je alsnog vragen over hoe het proces in elkaar zit? Stuur dan een email naar factuurcontrole@bol.com.
Hoe werkt het proces?
Wanneer een order door bol geplaatst is, wordt de mogelijkheid tot voormelden opengezet. Via het Supply Chain Portal kun je voormelden welke artikelen je gaat leveren op de leverdatum. Nadat deze voormelding bevestigd is kun je ook de bijbehorende factuur indienen, via het portaal zelf of via de EDI aansluiting. Wanneer de goederen op het juiste PO worden voorgemeld én geleverd koppelt ons systeem de geleverde goederen automatisch aan de juiste factuur. Als de factuur niet volledig gematcht kan worden, zal deze uitvallen en worden beoordeeld door onze specialisten. Er wordt handmatig gecontroleerd of deze goederen daadwerkelijk zijn geleverd, door zowel digitaal als fysiek de voorraad, de zending en ingeboekte artikelen te controleren. Goederen op de factuur die niet ontvangen, zijn worden als manco aangemerkt en als afwijking gemeld via een Selfbilling Credit Nota.
Bij ontvangen van de afwijking
Wanneer je het niet eens bent met een claim die je hebt ontvangen, kun je bezwaar maken via het bezwaarformulier. Er wordt als gevolg nogmaals gekeken naar de factuur, de goederen en de uitgestuurde claim. Dit gebeurt zowel via interne controles als via de dialoog met de aanvrager. Hoe meer informatie je kunt aanleveren, hoe meer kans dat de claim juist wordt beoordeeld. Aan het insturen zijn wel een aantal voorwaarden verbonden zoals: een maximumperiode van 15 kalenderdagen na claimdatum om het bezwaar in te dienen, het bijvoegen van relevante bijlagen zoals POD’s, en het leveren van informatie rondom het verpakken van de producten in kwestie. Voor meer informatie over de voorwaarden van leveren en bezwaar indienen kun je terecht bij de aanlevervoorwaarden.