Inloggen op Supply Chain Portal

De Supply Chain portal heeft als doel om efficiënt en eenvoudig order gerelateerde berichten uit te wisselen tussen de leverancier en bol.com.

Supply Chain Portal

Elke gebruiker van de portal krijgt een eigen login account tot de Supply Chain Portal.
Initieel ontvang je van de beheerder
van de portal een e-mail afkomstig
van no_reply@supplierportal.bol.com met de logingegevens van jouw portal account.

SCP

Activatie account

Als je voor de eerste keer inlogt op de portal, moet het account geactiveerd zijn. Activeren van het account doet je met de activatie link in de initiële e-mail van de portal. Dit is de e-mail waarin ook het wachtwoord werd medegedeeld. Raadpleeg de Leveranciers service als je de e-mail met de activatie link niet hebt ontvangen. Een mogelijkheid is dat het mailtje door de spamfilter wordt tegengehouden.

Wachtwoord vergeten

Als je je wachtwoord bent vergeten kies je voor de ‘Forgot your password?’ link in het inlog venster.

  1. Vul daar jouw user name in (meestal het e-mailadres)
  2. Beantwoord de geheime wachtwoord vraag
  3. Je ontvangt via email een nieuw wachtwoord als de vraag goed is beantwoord

Raadpleeg de Leveranciers Service als je je user name niet weet of de geheime vraag niet kan beantwoorden.

Order ontvangst

Alle orders van bol.com zal je in de portal ontvangen. Om de order te verwerken wordt er verwacht dat de volgende stappen doorlopen worden:

1. Mail ontvangst order

Na het ontvangen van de mail dat er een nieuwe order in de Supply Chain Portal staat, controleer je of alle artikelen uit de order geleverd kunnen worden en of de leverdatum haalbaar is. Mocht dit niet zo zijn, zet je de betreffende artikelen in backorder of cancel je deze.

2. Bevestig order

Vervolgens bevestig je de order. Elke order dient binnen één werkdag bevestigd te zijn.

3. Aanpassing order

Indien na het bevestigen van de order blijkt dat een artikel niet op tijd leverbaar of niet (meer) leverbaar is geef je dat alsnog aan in de order door het artikel in backorder te plaatsen of te cancelen.

4. Creëer voormelding

Wanneer de artikelen uit de order zijn klaargezet om te verzenden en je beschikt over het nummer van de fysieke pakbon, maak je een shipment (digitale voormelding) aan in de portal. Deze dient aangemaakt te worden voordat de fysieke zending bij ons warehouse arriveert. De artikelen die in de shipment staan behoren exact overeen te komen met de inhoud van de fysieke zending.

5. Print label

Graag het verzendlabel uit de portal op de pallets/colli bevestigen (anders maak je gebruik van een standaard opzet van een verzendlabel die de logistieke afdeling van bol.com kan aanleveren op verzoek).

6. Maak factuur

Van elke zending maak je een factuur aan in de Supply Chain Portal (je hoeft de factuur niet via een andere weg te versturen).

Elke order in de portal is voorzien van één van de volgende statussen:

  • New, Een order in de status ‘New’ is nieuw binnen gekomen in de portal en ligt nog in bewerking bij de inkoper. De inkoper zal deze uiteindelijk vrijgeven. Een order in de status ‘New’ zal je terug vinden in de lijst ‘Order overview’ en kun je nog geen bewerkingen op uitvoeren.
  • SupplCnfrm, Een order in de status ‘SupplCnfrm’ wordt ter confirmatie (als ‘Supplier’) aangeboden. Dit kan een nieuwe order zijn, of een order waarop een bewerking door de inkoper is gemaakt. Er wordt een reactie verwacht. Je kan een order in de status ‘SupplCnfrm’ terug vinden in de lijst ‘Orders to confirm’ en in de lijst ‘Order Overview’.
  • BuyerCnfrm, Een order in de status ‘BuyerCnfrm’ wordt ter bevestiging aangeboden aan de inkoper (de ‘Buyer’). Dit zijn orders waarop je een wijziging hebt gemaakt en een confirmatie van de inkoper wordt verwacht. Je kunt een order in de status ‘BuyerCnfrm’ niet bewerken, maar alleen bekijken. Deze ‘confirmation’ gebeurt automatisch. Dit houdt in dat je de aanpassing snel terug ziet bevestigd vanuit de ‘Buyer’.
  • Confirmed, Zodra een order door jou (en de inkoper) is geaccepteerd komt de order in de status ‘Confirmed’. Deze order zul je terug vinden in ‘Order Overview’ en is klaar om in een shipment geplaatst te worden. Een order in de status ‘Confirmed’ kan nog bewerkt worden. Hiervoor kies je de knop ‘Edit PO’ en breng je de order terug in de status ‘SupplCnfrm’.
  • Ok, Zodra geen enkele lijn in de order meer bewerkt kan worden, wordt de order naar de status ‘Ok’ gebracht. De order is dan historisch alleen nog terug te vinden via de ‘Order History’.
order overview

Door te kiezen voor ‘Shipment overview’ krijg je een overzicht van eerder aangemaakte shipments.

Per shipment wordt per kolom de volgende informatie getoond:

  • Shipment: Het nummer van de portal voor het shipment
  • Supplier Packlist No.: De referentie die je hebt ingegeven voor het shipment
  • Delivery address: Het warehouse waar de zending geleverd dient te worden geleverd
  • Delivery Date: Datum van levering van het shipment
  • Lines: Het aantal regels in het shipment
  • Quantity: Het aantal stuks van het shipment
  • Details: “View shipment” toont de detail informatie over het shipment
  • Print: “Print shipment label” geeft de mogelijkheid om het label uit te printen
shipment overview

Nadat er is gekozen voor ‘Create invoice’ in het menu krijg je het volgende scherm te zien.

Dit scherm toont de zendingen waarvoor nog niet eerder een factuur is aangemaakt. Je kiest één van de zendingen en klikt op de link ‘Create invoice’ aan het einde van elke regel voor de volgende stap.
De facturen die al ingediend zijn kan je terug vinden op ‘Invoice overview’.

create invoice