Activatie account

Als je voor de eerste keer wilt inloggen op de portal, moet het account geactiveerd worden. Activeren van het account doe je met de activatielink in de initiële e-mail van de portal. Dit is de e-mail waarin ook het wachtwoord werd medegedeeld. Raadpleeg de Leveranciers service via supplier@bol.com als je de e-mail met de activatie link niet hebt ontvangen. Een mogelijkheid is dat de mail door de spamfilter wordt tegengehouden.

Wachtwoord vergeten

Als je je wachtwoord bent vergeten kies je voor de ‘Forgot your password?’ link in het inlog venster.

1. Vul daar jouw user name in (meestal het e-mailadres)
2. Beantwoord de geheime wachtwoord vraag
3. Je ontvangt via email een nieuw wachtwoord als de vraag goed is beantwoord

Raadpleeg de Leveranciers Service als je je user name niet weet of de geheime vraag niet kan beantwoorden.

Order ontvangst

Alle orders van bol.com zal je in de portal ontvangen. Voor meer informatie over orders kan je terecht op deze pagina. Om orders te verwerken wordt er verwacht dat de volgende stappen doorlopen worden:

Elke order in de portal is voorzien van één van de volgende statussen:

• New, Een order in de status ‘New’ is nieuw binnen gekomen in de portal en ligt nog in bewerking bij de inkoper. De inkoper zal deze uiteindelijk vrijgeven. Een order in de status ‘New’ zal je terug vinden in de lijst ‘Order overview’ en kun je nog geen bewerkingen op uitvoeren.
• SupplCnfrm, Een order in de status ‘SupplCnfrm’ wordt ter confirmatie (als ‘Supplier’) aangeboden. Dit kan een nieuwe order zijn, of een order waarop een bewerking door de inkoper is gemaakt. Er wordt een reactie verwacht. Je kan een order in de status ‘SupplCnfrm’ terug vinden in de lijst ‘Orders to confirm’ en in de lijst ‘Order Overview’.
• BuyerCnfrm, Een order in de status ‘BuyerCnfrm’ wordt ter bevestiging aangeboden aan de inkoper (de ‘Buyer’). Dit zijn orders waarop je een wijziging hebt gemaakt en een confirmatie van de inkoper wordt verwacht. Je kunt een order in de status ‘BuyerCnfrm’ niet bewerken, maar alleen bekijken. Deze ‘confirmation’ gebeurt automatisch. Dit houdt in dat je de aanpassing snel terug ziet bevestigd vanuit de ‘Buyer’.
• Confirmed, Zodra een order door jou (en de inkoper) is geaccepteerd komt de order in de status ‘Confirmed’. Deze order zul je terug vinden in ‘Order Overview’ en is klaar om in een shipment geplaatst te worden. Een order in de status ‘Confirmed’ kan nog bewerkt worden. Hiervoor kies je de knop ‘Edit PO’ en breng je de order terug in de status ‘SupplCnfrm’.
• Ok, Zodra geen enkele lijn in de order meer bewerkt kan worden, wordt de order naar de status ‘Ok’ gebracht. De order is dan historisch alleen nog terug te vinden via de ‘Order History’.

Door te kiezen voor ‘Shipment overview’ krijg je een overzicht van eerder aangemaakte shipments.

Per shipment wordt per kolom de volgende informatie getoond:

• Shipment: Het nummer van de portal voor het shipment
• Supplier Packlist No.: De referentie die je hebt ingegeven voor het shipment
• Delivery address: Het warehouse waar de zending geleverd dient te worden geleverd
• Delivery Date: Datum van levering van het shipment
• Lines: Het aantal regels in het shipment
• Quantity: Het aantal stuks van het shipment
• Details: “View shipment” toont de detail informatie over het shipment
• Print: “Print shipment label” geeft de mogelijkheid om het label uit te printen

Nadat er is gekozen voor ‘Create invoice’ in het menu krijg je het volgende scherm te zien.

Dit scherm toont de zendingen waarvoor nog niet eerder een factuur is aangemaakt. Je kiest één van de zendingen en klikt op de link ‘Create invoice’ aan het einde van elke regel voor de volgende stap.
De facturen die al ingediend zijn kan je terug vinden op ‘Invoice overview’.