Factureren via EDI met INVOIC

Met een INVOIC stuur je de factuur voor een geleverde order. Bol koppelt de factuur aan de order en de pakbon, en controleert aantallen, prijzen en btw. Hoe beter de factuur aansluit op de order en de levering, hoe sneller hij verwerkt wordt.

Hulp nodig
Automatiseren
Electronic Data Interchange (EDI) met bol
Factureren via EDI met INVOIC

In het kort

  • De prijs uit de order is leidend: stuur de netto prijs per stuk in PRI+AAA.
  • Verwijs naar het volledige bol-ordernummer (RFF+ON) en de pakbonreferentie (RFF+DQ).
  • Toeslagen en statiegeld staan als ALC+C op de regel van het artikel. Een korting verwerk je in de netto prijs.

Wanneer is INVOIC nodig?

INVOIC hoort bij elke EDI-aansluiting. Stuur de factuur nadat de levering is verzonden. Eén factuur mag meerdere orders en leveringen bevatten: verwijs dan per regel naar het juiste ordernummer en pakbonreferentie.

Creditnota’s: sinds mei 2025 verwerkt bol geen creditnota’s meer. Correcties lopen via de Selfbilling Credit en Debit Nota’s. Zie Selfbilling Credit/Debit nota.

Verplichte inhoud

  • Een uniek factuurnummer en de factuurdatum. Een factuurnummer dat al eerder is gebruikt, wordt door het EDI-systeem direct afgewezen.
  • Het bol-ordernummer (RFF+ON) en/of de pakbonreferentie (RFF+DQ). Minimaal één van de twee is verplicht, zodat bol de factuur kan koppelen; stuur bij voorkeur beide. Bij de volledige berichtcombinatie is de pakbonreferentie gelijk aan RFF+BM uit de DESADV.
  • De GLN van bol (8712423020597) als koper en factuurontvanger, de GLN van het bol-warehouse uit de order, je eigen GLN en je btw-nummer.
  • Per regel: EAN, gefactureerd aantal, regelbedrag, netto prijs per stuk en btw-tarief.
  • Indien van toepassing: toeslagen per regel met een eigen bedrag en btw-tarief, en statiegeld per regel met een eigen bedrag (zonder btw).
  • De totalen: belastbaar bedrag, btw per tarief en te betalen bedrag.

Prijs, kortingen en toeslagen

Onderwerp
Wat je doet
Prijs
De prijs uit de order is leidend. Die prijs komt uit je offerfeed op het moment van bestellen; een latere prijswijziging geldt niet voor deze order. Stuur de netto prijs per stuk in PRI+AAA. Een brutoprijs (PRI+AAB) is optioneel en wordt niet gebruikt.
Korting
Verwerk een korting in de netto prijs. Stuur een korting niet als ALC+A. Bol verwerkt die niet, waardoor de bedragen niet meer aansluiten op de order en de factuur blijft hangen bij factuurcontrole.
Toeslag
Zet een toeslag, bijvoorbeeld een verwijderingsbijdrage, als ALC+C op de regel van het artikel, met het bedrag en het btw-tarief. Nooit als losse artikelregel: daar hoort geen bestelde EAN bij.
Statiegeld
Zet statiegeld met code RAD op de regel van het artikel. Zie Statiegeld hieronder.
Prijsverschil
Wijkt de prijs op de factuur af van de orderprijs, dan meldt bol het verschil als afwijking via een Selfbilling Credit Nota. Ben je het er niet mee eens, dien dan binnen 15 kalenderdagen na de claimdatum bezwaar in via het bezwaarformulier.

Statiegeld

Factureer je artikelen met statiegeld, zet het statiegeld dan op de regel van het artikel:

  • ALC+C++++RAD, direct onder het artikel. Gebruik altijd code RAD.
  • Het statiegeldbedrag apart in MOA+8 (aantal × statiegeld per stuk).
  • Het regelbedrag (MOA+203) is aantal × netto prijs + het statiegeld.
  • Over het statiegeld wordt geen btw berekend. De btw van het artikel blijft gewoon gelden, maar het statiegeld telt niet mee in het belastbare bedrag en de btw.

De netto prijs (PRI+AAA) is de prijs per stuk zonder statiegeld, gelijk aan de orderprijs.

Voorbeeld (fictieve waarden):

LIN+1++8712345678906:EN'
QTY+47:120'
MOA+203:1958.40'
PRI+AAA:12.72::CT'
TAX+7+VAT+++:::9+S'
ALC+C++++RAD'
MOA+8:432.00'
UNS+S'
TAX+7+VAT+++:::9+S'
MOA+125:1526.40'
MOA+124:137.38'

1.526,40 is het belastbare bedrag van het artikel (120 × 12,72). Het statiegeld van 432,00 telt mee in het regelbedrag, maar niet in het belastbare bedrag en de btw.

Rekenregels

  • Regelbedrag (MOA+203) = aantal × netto prijs + de toeslagen en het statiegeld op die regel. Afronden op 0,01.
  • Belastbaar bedrag (MOA+125) = de som van de regelbedragen, zonder statiegeld.
  • Statiegeld telt mee in het regelbedrag, maar niet in het belastbare bedrag en de btw.
  • Totaal btw (MOA+176) = de som van de btw per tarief.
  • Te betalen (MOA+9) = belastbaar bedrag + btw + statiegeld.
  • Totaal toeslagen (MOA+259) = de som van de toeslagbedragen.
  • Laat regels met aantal 0 of bedrag 0 weg.

Technische kerngegevens

Gegeven
EDIFACT
Eis
Berichttype en factuurnummer
BGM+380
Uniek factuurnummer.
Factuurdatum
DTM+137
Datum van de factuur.
Bol-ordernummer
RFF+ON
Verplicht als RFF+DQ ontbreekt. Het volledige bol-ordernummer, exact zoals in de order. In de header als de factuur één order bevat, per regel als hij meerdere orders bevat.
Pakbonreferentie
RFF+DQ
Verplicht als RFF+ON ontbreekt. Het nummer van de pakbon. Bij de volledige berichtcombinatie gelijk aan RFF+BM uit de DESADV.
Partijen
NAD+BY, NAD+SU, NAD+DP, NAD+IV
Koper en factuurontvanger: 8712423020597. Warehouse: de GLN uit de order. Leverancier: je eigen GLN.
Btw-nummer leverancier
RFF+VA
Onder NAD+SU.
Valuta
CUX+2:EUR:4
De valuta van de order (meestal EUR).
Artikel
LIN met EN
De EAN uit de order.
Gefactureerd aantal
QTY+47
Het geleverde aantal. Groter dan 0.
Regelbedrag
MOA+203
Aantal × netto prijs + toeslagen en statiegeld op de regel.
Netto prijs
PRI+AAA
Verplicht. De netto prijs per stuk, gelijk aan de orderprijs.
Btw per regel
TAX+7+VAT
Het tarief altijd in het vierde deel, ook bij 0%: TAX+7+VAT+++:::21+S'
Toeslag
ALC+C, MOA+23, TAX
Op de regel van het artikel, met bedrag en btw-tarief.
Statiegeld
ALC+C++++RAD, MOA+8
Op de regel van het artikel. Geen btw over het statiegeld.
Totalen
MOA+9, MOA+125, MOA+176, MOA+259
Te betalen, belastbaar bedrag, totaal btw en totaal toeslagen.
Btw per tarief
TAX + MOA+125 + MOA+124
Eén keer per btw-tarief in de samenvatting.

Voorbeeld van een factuur

Dit fragment laat alleen de belangrijkste segmenten zien en is geen volledig EDIFACT-bericht. Regel 2 heeft een toeslag van 3,00.

BGM+380+INV0001+9'
DTM+137:20261020:102'
RFF+ON:8123456'
RFF+DQ:PACK0001'
NAD+BY+8712423020597::9'
NAD+SU+8700000000007::9'
RFF+VA:NL000000000B01'
NAD+DP+8712423020603::9'
NAD+IV+8712423020597::9'
CUX+2:EUR:4'
LIN+1++8712345678913:EN'
QTY+47:10'
MOA+203:125.00'
PRI+AAA:12.50::CT'
TAX+7+VAT+++:::21+S'
LIN+2++8712345678906:EN'
QTY+47:4'
MOA+203:81.00'
PRI+AAA:19.50::CT'
TAX+7+VAT+++:::21+S'
ALC+C++++CRS'
MOA+23:3.00'
TAX+7+VAT+++:::21+S'
UNS+S'
MOA+9:249.26'
MOA+125:206.00'
MOA+176:43.26'
MOA+259:3.00'
TAX+7+VAT+++:::21+S'
MOA+124:43.26'
MOA+125:206.00'

Testen en goedkeuring

Test
Verplicht
Verwacht resultaat
Factuur voor de testorder
Ja
Order, pakbon, EAN’s, aantallen, prijzen en btw worden correct verwerkt.
Factuur met toeslag
Indien van toepassing
De toeslag staat op de juiste regel en telt mee in het regelbedrag en de totalen.
Factuur met statiegeld
Indien van toepassing
Het statiegeld staat op de juiste regel met code RAD, telt mee in het regelbedrag en niet in de btw.
Meerdere orders op één factuur
Indien gebruikt
Iedere regel verwijst naar het juiste ordernummer en pakbonreferentie.
Goedkeuringscriteria
  • Transus ontvangt en routeert het bericht zonder technische blokker.
  • Bol kan de factuur koppelen aan de juiste order en pakbon.
  • De prijzen per stuk zijn gelijk aan de orderprijzen.
  • Aantal × prijs, de regelbedragen en de totalen sluiten op elkaar aan.
  • De btw staat per regel en per tarief correct in het bericht.

Controleer je INVOIC vóór verzending

Voorkom veelgemaakte fouten door onderstaande punten te controleren.

  • Het ordernummer is volledig.
    Controleer dat er geen cijfer is weggevallen. Een ordernummer alleen in RFF+CO wordt niet overgenomen.
  • De pakbonreferentie klopt.
    RFF+DQ is gelijk aan het nummer op de pakbon en in de DESADV.
  • De prijs is de orderprijs.
    PRI+AAA is de netto prijs per stuk uit de order. Een korting zit in die prijs, niet in een ALC+A.
  • Toeslagen staan op de regel.
    Geen losse artikelregel voor een toeslag of statiegeld.
  • Het btw-tarief is ingevuld.
    Ook bij 0%: TAX+7+VAT+++:::0+E', niet TAX+7+VAT++++E'.
  • Het btw-tarief staat op de goede plek.
    In het vierde deel van het tarief-element, op de regels én in de samenvatting.
  • De bedragen sluiten.
    Aantal × prijs + toeslagen = regelbedrag, en het totaal toeslagen is de som van de toeslagen.
  • Geen regels met 0.
    Laat regels met aantal 0 of bedrag 0 weg.
  • Geen stuurtekens.
    Een onzichtbaar stuurteken in een omschrijving, naam of vrije tekst laat de verwerking van het hele bestand mislukken.
  • Het ordernummer bevat alleen cijfers.
    RFF+ON bevat alleen het bol-ordernummer, geen eigen referentie ernaast.
  • Er is altijd een netto prijs.
    Stuur PRI+AAA op elke regel. Zonder PRI+AAA wordt een andere prijs overgenomen, bijvoorbeeld de brutoprijs, en wijkt de prijs af van de order.
  • Statiegeld staat goed.
    Op de regel van het artikel, met code RAD, het bedrag in MOA+8, meegeteld in het regelbedrag en zonder btw.

Foutmeldingen

Krijg je een van deze meldingen terug, dan vind je hier de oorzaak en de oplossing.

Melding
Oorzaak
Oplossing
Purchase Order not found
Het bol-ordernummer in RFF+ON is onvolledig, klopt niet of staat alleen in RFF+CO.
Gebruik het volledige bol-ordernummer in RFF+ON, exact zoals in de order.
Couldn't parse XML content
Een stuurteken in een tekstveld, of een TAX-segment zonder tarief.
Verwijder het stuurteken. Vul het tarief altijd in, ook bij 0%.
VAT percentage/amount is missing
Het btw-tarief ontbreekt of staat op een andere plek dan verwacht.
Zet het tarief in het vierde deel: TAX+7+VAT+++:::21+S'
Cannot parse purchase order number … is not numeric
RFF+ON bevat meer dan het bol-ordernummer, bijvoorbeeld een eigen referentie.
Stuur in RFF+ON alleen het bol-ordernummer, alleen cijfers, exact zoals in de order.

Documentatie en hulp

Bekijk de volledige INVOIC EDIFACT-specificatie →

Vragen over manco of claimsfactuurcontrole@bol.com
Bezwaar maken tegen een claim?Gebruik het bezwaarformulier en dien het binnen 15 kalenderdagen na de claimdatum in.Bezwaar indienen
Technische EDI-vragenedi@bol.com
Technische verbindingsvraagsupport@transus.nl

Verder lezen

Terug naar EDI aansluiten | Bekijk ORDRSP | Bekijk DESADV