Order bevestigen via EDI met ORDRSP - bol Leveranciersplatform

Order bevestigen via EDI met ORDRSP

Met een ORDRSP laat je bol weten welk deel van een ontvangen order je levert en welk deel je annuleert. Stuur de eerste ORDRSP uiterlijk binnen twee werkdagen na ontvangst van de ORDERS. Backorder is optioneel. Ondersteunt je systeem dit, dan mag je het gebruiken zonder dit vooraf met bol af te stemmen.

In het kort

Bevestig iedere orderregel met een LIN-actie: 5 (geaccepteerd), 6 (gewijzigd) of 2 (geannuleerd).
Geef op iedere geaccepteerde regel het bevestigde aantal (QTY+12), de leverdatum (DTM+67) en de prijs uit de order (PRI+AAA).
QTY+12, QTY+83 en QTY+182 tellen samen op tot het bestelde aantal.

Wanneer is ORDRSP nodig

ORDRSP is onderdeel van de volledige berichtcombinatie ORDERS, ORDRSP, DESADV en INVOIC.
De reactie moet altijd herleidbaar zijn tot de oorspronkelijke order en duidelijk maken wat bol kan verwachten.

Verplichte scenario’s

Uitkomst

Status

Wat je moet aanleveren

Order volledig accepteren

Verplicht

Bevestig alle bestelde regels en aantallen met de verwachte leverdatum.

Order gedeeltelijk accepteren

Verplicht

Bevestig het leverbare deel en annuleer het deel dat je niet levert.

Order volledig annuleren

Verplicht

Annuleer alle bestelde regels en aantallen.

Backorder

Optioneel

Geef het backorderaantal en de verwachte leverdatum door voor het deel dat later komt.

Functionele eisen

Verstuur de ORDRSP binnen twee werkdagen na ontvangst van de ORDERS.
Gebruik het oorspronkelijke bol-ordernummer en de ontvangen orderregels en GTIN's.
Voeg geen nieuwe orderregels of vervangende GTIN's toe aan een ORDRSP.
Maak voor iedere orderregel duidelijk welk aantal is bevestigd, geannuleerd of optioneel in backorder staat.
De bevestigde, geannuleerde en eventuele backorderaantallen mogen samen niet afwijken van het oorspronkelijk bestelde aantal.
Gebruik voor het bevestigde deel de verwachte leverdatum. Voeg bij een backorder ook de verwachte backorderdatum toe.
Kan je systeem geen backorders verwerken, annuleer dan het deel dat je niet binnen de bevestigde levering uitvoert.

Technische kerngegevens

Onderstaande tabel beschrijft de velden die bol functioneel controleert.
Gebruik de volledige ORDRSP-specificatie voor de segmentvolgorde, formaten en overige verplichte segmenten.

Gegeven

EDIFACT

Eis

Berichttype en uniek responsnummer

BGM+231

Gebruik functie 29 voor volledig accepteren zonder wijziging, functie 4 voor een gewijzigde orderrespons en functie 27 wanneer de volledige order niet wordt geaccepteerd.

Datum van de reactie

DTM+137

Datum waarop je de ORDRSP maakt.

Oorspronkelijk bol-ordernummer

RFF+ON

Moet exact overeenkomen met de ontvangen order.

Partijen en locatie

NAD+BY, NAD+SU en NAD+DP

Gebruik de GLN’s uit de order en de afgesproken supplier-GLN.

Orderregel en GTIN

LIN met EN

Gebruik de oorspronkelijke regel en GTIN. Iedere orderregel komt één keer voor en heeft een actiecode in LIN: 5, 6 of 2 (bijvoorbeeld LIN+1+5+8712345678906:EN).

Bevestigd aantal

QTY+12

Aantal dat je op de bevestigde datum levert.

Bevestigde leverdatum

DTM+67

Leverdatum voor het bevestigde aantal.

Netto prijs

PRI+AAA

Verplicht op iedere geaccepteerde regel (actie 5 en 6), gelijk aan de prijs uit de order. Zonder prijs volgt de fout “Unit price is unknown”.

Geannuleerd aantal

QTY+182 en LIN actie 2

QTY+182 bevat het geannuleerde aantal. Gebruik LIN actie 2 wanneer een volledige regel of de volledige order wordt geannuleerd.

Backorderaantal

QTY+83

Optioneel. Gebruik dit alleen met LIN actie 6 en met een waarde groter dan 0.

Backorderdatum

DTM+506

Verplicht bij een aangeleverde backorder.

ORDRSP-actiecodes en verplichte segmenten

Gebruik de combinatie van BGM-status en LIN-actie die past bij de uitkomst van de order of orderregel.

BGM-berichtstatus

LIN-actie

Betekenis

Verplichte segmenten

Niet toegestaan

29 – Accepted without amendment

5 – Accepted without amendment

Orderregel volledig bevestigd zonder wijzigingen

QTY+12 bevestigd aantal
DTM+67 bevestigde leverdatum
PRI+AAA

Niet nodig: QTY+83, QTY+182, DTM+506 (weglaten of 0)

4 – Change

5 – Accepted without amendment

Orderregel geaccepteerd zoals besteld

QTY+12
DTM+67
PRI+AAA

Niet nodig: QTY+83, QTY+182, DTM+506 (weglaten of 0)

4 – Change

6 – Accepted with amendment (backorder)

Orderregel gedeeltelijk geaccepteerd en in backorder geplaatst

QTY+12
QTY+83 backorderaantal
DTM+506 nieuwe backorderdatum
DTM+67 (als QTY+12 groter is dan 0)
PRI+AAA

QTY+182

4 – Change

6 – Accepted with amendment (gedeeltelijk geannuleerd)

Orderregel deels geaccepteerd, de rest geannuleerd, zonder backorder

QTY+12 bevestigd aantal
QTY+182 geannuleerd aantal
DTM+67
PRI+AAA

QTY+83
DTM+506

4 – Change

6 – Accepted with amendment (EDD (Estimated Delivery date) datumwijziging)

Orderregel volledig bevestigd, maar met een afwijkende leverdatum t.o.v. de oorspronkelijke order

QTY+12 gelijk aan bestelde aantal
DTM+67 nieuwe leverdatum
PRI+AAA

QTY+182

4 – Change

2 – Not accepted

Orderregel geannuleerd

QTY+182 geannuleerd aantal

QTY+12
QTY+83
DTM+67
DTM+506

27 – Not accepted

2 – Not accepted

Volledige order niet geaccepteerd

QTY+182 geannuleerd aantal

QTY+12
QTY+83
DTM+67
DTM+506

Validatieregels

Accepteren en annuleren zijn verplichte mogelijkheden. Backorder is optioneel.
QTY+12, QTY+83 en QTY+182 moeten samen gelijk zijn aan het oorspronkelijk bestelde aantal.
BGM+29 mag alleen LIN-actie 5 bevatten.
BGM+4 mag LIN-acties 5, 6 en 2 bevatten.
BGM+27 mag alleen LIN-actie 2 bevatten.
Iedere regel heeft een LIN-actiecode (5, 6 of 2).
Per orderregel mag iedere DTM-qualifier maar één keer voorkomen.
Gebruik voor een gewijzigde leverdatum BGM+4 met actie 6. Stuur je toch actie 6 met alleen een nieuwe leverdatum onder BGM+29, dan zet Transus die regel om naar actie 5.

Voorbeelden

Volledig geaccepteerd

Dit fragment laat alleen de belangrijkste segmenten zien en is geen volledig EDIFACT-bericht.

BGM+231+RESP0001+29'
DTM+137:20260916:102'
RFF+ON:8123456'
LIN+1+5+8712345678906:EN'
QTY+12:10'
DTM+67:20260918:102'
PRI+AAA:12.50:CT:NTP'

Deels geannuleerd en andere leverdatum

Regel 1: 8 van de 12 bevestigd, 4 geannuleerd. Regel 2: volledig bevestigd, op een latere datum dan besteld. Beide regels hebben actie 6, dus de kop gebruikt BGM+4.

BGM+231+RESP0003+4'
DTM+137:20261029:102'
RFF+ON:8123456'
LIN+1+6+8712345678906:EN'
QTY+12:8'
QTY+182:4'
DTM+67:20261105:102'
PRI+AAA:18.50:CT:NTP'
LIN+2+6+8712345678913:EN'
QTY+12:6'
DTM+67:20261112:102'
PRI+AAA:24.00:CT:NTP'

Volledig geannuleerd

BGM+231+RESP0002+27'
DTM+137:20260916:102'
RFF+ON:8123456'
LIN+1+2+8712345678906:EN'
QTY+182:10'

Testen en goedkeuring

Opdracht per EAN in de testorder

EAN

Opdracht

Verwacht resultaat

EAN A

Volledig accepteren

Alle aantallen van EAN A zijn bevestigd.

EAN B

Volledig annuleren

Alle aantallen van EAN B zijn geannuleerd.

EAN C

1 accepteren en 1 annuleren

Het geaccepteerde en geannuleerde deel sluiten samen aan op de order.

EAN C, met backorder

Alleen als je backorders gebruikt: 1 accepteren en 1 backorder, in plaats van de annulering

Het bevestigde en uitgestelde deel en de backorderdatum zijn correct verwerkt.

Goedkeuringscriteria

✓
Transus ontvangt en routeert het bericht zonder technische blokker.

✓
Bol kan de ORDRSP koppelen aan de juiste order, regels, GTIN’s en GLN’s.

✓
De hoeveelheden hebben per regel een volledige en logische uitkomst.

✓
De verplichte acceptatie- en annuleringsscenario’s zijn succesvol getest.

✓
De leverancier kan de ORDRSP binnen twee werkdagen versturen.

Veelgemaakte fouten

RFF+ON bevat niet het oorspronkelijke bol-ordernummer.

Een GTIN of orderregel komt niet voor in de ORDERS.

QTY+12, QTY+83 en QTY+182 sluiten samen niet aan op het bestelde aantal.

DTM+67 ontbreekt bij een bevestigd aantal of DTM+506 ontbreekt bij QTY+83.

QTY+83 is gebruikt met een andere LIN-actie dan 6.

PRI+AAA ontbreekt op een geaccepteerde regel, met als gevolg “Unit price is unknown”.

Een regel heeft geen LIN-actiecode.

Dezelfde orderregel staat twee keer in het bericht, bijvoorbeeld een extra regel waarin alle aantallen 0 zijn.

Dezelfde DTM-qualifier staat twee keer op één regel, bijvoorbeeld twee keer DTM+67.

RFF+ON bevat meer dan het bol-ordernummer, bijvoorbeeld je eigen referentie ernaast. Bol keurt dit af met “Cannot parse purchase order number … is not numeric”.

De prijs per stuk wijkt af van de prijs in de order. Bol accepteert geen andere prijs: annuleer de regel als je niet tegen de bestelde prijs kunt leveren.

De valuta wijkt af van de valuta in de order.

Een aantal is negatief.

Foutmeldingen

Krijg je een van deze meldingen terug, dan vind je hier de oorzaak en de oplossing.

Melding

Oorzaak

Oplossing

Unit price is unknown

PRI+AAA ontbreekt op een geaccepteerde regel (actie 5 of 6), of dezelfde DTM-code staat twee keer op de regel.

Zet PRI+AAA met de prijs uit de order op iedere geaccepteerde regel, en gebruik elke DTM-code maar één keer per regel.

Cannot parse purchase order number … is not numeric

RFF+ON bevat meer dan het bol-ordernummer, bijvoorbeeld je eigen referentie ernaast.

Stuur in RFF+ON alleen het bol-ordernummer, alleen cijfers, exact zoals in de order.

Document number … has been used before

Het orderbevestigingsnummer in BGM+231 is al gebruikt in een eerdere orderbevestiging.

Gebruik voor elke orderbevestiging een nieuw, uniek nummer.

PO does not match supplier

Het ordernummer in RFF+ON hoort bij een andere leverancier.

Controleer het ordernummer, en verstuur het bericht onder je eigen leveranciers-GLN.

Supplier GLN … unknown

De leveranciers-GLN in NAD+SU is niet bekend bij bol.

Gebruik de GLN waarmee je bij bol geregistreerd bent.

Bol GLN … unknown

De koper-GLN in NAD+BY is niet de GLN van bol.

Gebruik 8712423020597 in NAD+BY.

Message type … unknown

De documentcode in BGM is niet 231.

Gebruik BGM+231 voor een orderbevestiging.

Documentatie en hulp

Gebruik voor de volledige technische opbouw en segmentvolgorde de ORDRSP EDIFACT-specificatie.

Bekijk de volledige ORDRSP EDIFACT-specificatie →

Onboarding, berichtcombinatie, functionele inrichting of ORDCHG laten activerenedi@bol.com

Orderinhoud, GTIN’s, aantallen, GLN’s, SSCC’s, ordermatching of een afgewezen berichtsupplierorder@bol.com

Technische verbinding (AS2, certificaten, berichten versturen of ontvangen, technische validatie)support@transus.nl

Verder lezen

Terug naar EDI-onboarding | Bekijk DESADV | SSCC voor EDI-leveranciers