Ik wil EDI leverancier worden, wat moet ik doen?

Wil je orders, orderbevestigingen, voormeldingen en facturen automatisch uitwisselen met bol? Met EDI wisselen jouw systeem en bol bedrijfsgegevens uit in een vast formaat. Hierdoor hoef je minder handmatig te verwerken en verklein je de kans op fouten.

Hulp nodig
Automatiseren
Electronic Data Interchange (EDI) met bol
Ik wil EDI leverancier worden, wat moet ik doen?

Wat is EDI?

Electronic Data Interchange is de rechtstreekse uitwisseling van gestructureerde berichten tussen systemen. Bij bol loopt deze uitwisseling via Transus. Jouw systeem maakt dus een technische verbinding met Transus. Transus valideert en routeert de berichten tussen jouw organisatie en bol.

Welke berichten gebruikt bol?

Bericht
Richting
Functie
Wanneer gebruikt
Bol naar leverancier
Nieuwe inkooporder met GTIN’s, aantallen, leverdatum en warehouse
Altijd
Bol naar leverancier
Annuleringen, gewijzigde aantallen en datumwijzigingen van een order
Optioneel, bol activeert dit
Leverancier naar bol
Bevestigt of annuleert de order geheel of gedeeltelijk
Volledige berichtscope
Leverancier naar bol
Meldt de zending vooraf aan met pakbon, pallets en SSCC’s
Volledige berichtscope
Leverancier naar bol
Factuur op basis van de geregistreerde levering
Altijd

Ondersteunde berichtcombinaties

Bol ondersteunt twee vaste combinaties

  • Beperkte combinatie: ORDERS en INVOIC
  • Volledige combinatie: ORDERS, ORDRSP, DESADV en INVOIC

Andere combinaties worden niet als standaard EDI-aansluiting ondersteund. Optioneel kun je annuleringen, gewijzigde aantallen en datumwijzigingen van bol ook via EDI ontvangen, met ORDCHG. Bol activeert dit voor je.

GLN

Processen worden met behulp van een Global Location Number (GLN) aan elkaar gekoppeld.
De GLN’s per warehouse vind je in het overzicht hieronder.

Bekijk GLN-overzicht

Bekijk de EDI-documentatie

Gebruik de verdiepingspagina die past bij het bericht dat je wilt inrichten.

De onboarding kan starten wanneer je organisatie aan de volgende voorwaarden voldoet:
  • Je hebt een bedrijfs-GLN en kunt de GLN van het juiste bol-warehouse uit de order overnemen. 
  • Minimaal drie EAN's uit je assortiment staan actief in de offerfeed en zijn beschikbaar voor een testorder. Nog geen actieve offerfeed? Kies 'Not yet' in het formulier, dan testen we via een testorder van Transus.
  • Je systeem kan de gekozen berichtcombinatie verwerken volgens de bol-specificaties. 
  • Bij de volledige combinatie kan je systeem orders geheel en gedeeltelijk accepteren of annuleren via ORDRSP. 
  • Bij de volledige combinatie kan je systeem een DESADV maken met het aantal pallets, een unieke SSCC per pallet en de inhoud per SSCC. 
  • Je kunt zelf GS1-conforme SSCC-labels genereren en printen. Deze labels zijn voor EDI-leveranciers niet beschikbaar in het Supply Chain Portal. 

1. Aanvragen

Vraag je aansluiting aan via het formulier EDI Connection Application. Dit is de enige manier om een EDI-aansluiting aan te vragen.

2. Beoordeling

We beoordelen je aanvraag. Is iets onduidelijk, dan nemen we contact met je op of plannen we een korte intake. Plannen we een intake? Bekijk hier alvast de EDI onboarding.

3. Transus-account

Je verbinding loopt via Transus. Het Transus-account is gratis en wij regelen de registratie. Heb je al een Transus-verbinding, dan bekijken we samen of je die kunt hergebruiken. Vragen over de verbinding stel je aan Transus via support@transus.nl.

4. Testorder

We sturen één echte testorder op de 3 EAN’s uit je aanvraag. Lever deze order niet. Zet in al je testberichten de testindicator aan. Stuur je berichten daarna één voor één terug.

5. Livegang

Zijn alle berichten correct, dan ga je live. Vanaf dat moment ontvang je orders via EDI en stuur je de afgesproken berichten ook via EDI. Zet bij de livegang de testindicator uit. De eerste twee weken kijken we mee op je berichten.

De rol van Transus

Transus is de technische EDI-partner van bol en ondersteunt de technische verbinding tussen jouw systeem en bol. In de tabel hieronder zie je per onderwerp of je contact opneemt met bol of met Transus.

Onderwerp
Contactpunt
Contact
Nieuwe EDI-verbinding
EDI-team
Wijziging in de berichtscope, EDI-onboarding, functionele inrichting of afspraken met bol
EDI-team
Orderinhoud, GTIN’s, aantallen, GLN’s, SSCC’s, ordermatching of functionele fouten en afwijzingen van berichten
Bol
AS2-verbinding, certificaatwijzigingen, communicatieprotocollen, verzenden of ontvangen van berichten en technische validaties of foutcodes
Transus

Foutmeldingen

Krijg je een van deze meldingen terug, dan vind je hier de oorzaak en de oplossing.

Melding
Oorzaak
Oplossing
Duplicate reference for supplier
De pakbonreferentie (RFF+BM) in de DESADV is al eerder gebruikt.
Gebruik voor iedere pakbon een unieke pakbonreferentie.
Packing List Reference must not exceed 15 characters
De pakbonreferentie (RFF+BM) in je DESADV is langer dan 15 tekens.
Gebruik een pakbonreferentie van maximaal 15 tekens.
Purchase Order not found
Het bol-ordernummer in RFF+ON is onvolledig of klopt niet.
Neem het volledige ordernummer over, precies zoals het in de order staat.
… non-numeric poNumber, blocking downstream publish
RFF+ON in je DESADV bevat tekst in plaats van het bol-ordernummer, bijvoorbeeld een omschrijving van de zending.
Stuur in RFF+ON alleen het bol-ordernummer, alleen cijfers, exact zoals in de order.
Cannot parse purchase order number … is not numeric
RFF+ON bevat meer dan het bol-ordernummer, bijvoorbeeld je eigen referentie ernaast.
Stuur in RFF+ON alleen het bol-ordernummer, alleen cijfers, exact zoals in de order.
Ean not known
De EAN in je bericht staat niet op de order, of is leeg of alleen nullen.
Gebruik op elke regel exact de EAN uit de order. Klopt die met de order, neem dan contact op met supplierorder@bol.com.
Unit price is unknown
PRI+AAA ontbreekt op een geaccepteerde regel in je ORDRSP, of dezelfde DTM-code staat twee keer op de regel.
Zet PRI+AAA op iedere geaccepteerde regel en gebruik iedere DTM-code maar één keer per regel.
Recipient GLN not valid
In het UNB-segment staat tekst (bijvoorbeeld de naam van je EDI-provider) in plaats van een numerieke GLN. Transus wijst dit af, nog voordat het bericht bij bol is.
Zet in UNB je eigen GLN als afzender en de GLN van bol (8712423020597) als ontvanger, zonder tekst.
Couldn't parse XML content of the file
Er staat een stuurteken in een tekstveld, of een TAX-segment heeft geen tarief.
Verwijder het stuurteken. Vul het btw-tarief altijd in, ook bij 0%.
VAT percentage/amount is missing
Het btw-tarief in je INVOIC ontbreekt of staat op de verkeerde plek.
Zet het tarief in het TAX-segment, bijvoorbeeld TAX+7+VAT+++:::21+S'.
Veelgestelde vragen
Gerelateerde onderwerpen