EDI voormelding met DESADV - bol Leveranciersplatform

EDI voormelding met DESADV

Met een DESADV meld je de fysieke zending aan voordat deze bij bol aankomt. Het bericht bevat de pakbonreferentie, de betrokken orders en EAN's, het aantal pallets en de exacte verdeling van artikelen over de SSCC's. SSCC is verplicht voor iedere pallet.

In het kort

Stuur de DESADV als de palletindeling definitief is en voordat de zending bij bol wordt aangeboden.
Iedere pallet krijgt een eigen CPS met PAC, PCI+33E en een unieke SSCC in GIN+BJ (18 cijfers).
RFF+BM, de SSCC’s en de aantallen komen exact overeen met de pakbon, de labels en de fysieke zending.

Wanneer is DESADV nodig?

DESADV is onderdeel van de volledige berichtcombinatie ORDERS, ORDRSP, DESADV en INVOIC. Verstuur de DESADV nadat de palletindeling definitief is en voordat de fysieke zending bij bol wordt aangeboden. Het bericht en de werkelijke zending moeten volledig met elkaar overeenkomen.

Verplichte inhoud

Een uniek DESADV-nummer en een unieke pakbonreferentie.
De documentdatum en de verwachte aankomstdatum.
De GLN’s van de koper, leverancier en het juiste bol-warehouse.
Het aantal pallets in de zending.
Een unieke SSCC voor iedere pallet.
De bol-ordernummers, orderregels, EAN’s en verzonden aantallen.
Een correcte koppeling van iedere EAN en hoeveelheid aan de pallet en SSCC waarop het artikel wordt geleverd.
Serienummers, batchnummers en houdbaarheidsdatums wanneer dit voor het artikel of de gemaakte afspraak geldt.

Artikelen over pallets verdelen

De palletopbouw in de DESADV moet de fysieke zending volgen. Zo kan bol per SSCC vaststellen welke artikelen en aantallen op de pallet staan.

Situatie

Vereiste vastlegging

Monopallet

Koppel de EAN en de totale hoeveelheid aan de SSCC van die pallet.

Mixed pallet

Koppel iedere EAN en de bijbehorende hoeveelheid aan dezelfde pallet-SSCC.

Meerdere pallets

Gebruik voor iedere pallet een andere SSCC en verdeel de artikelen en aantallen per SSCC.

Eén artikel op meerdere pallets

Splits de hoeveelheid over de betreffende SSCC’s. De som moet gelijk zijn aan het verzonden aantal.

Meerdere orders in één zending

Koppel iedere artikelregel aan het juiste bol-ordernummer met RFF+ON.

Technische kerngegevens

Onderstaande tabel beschrijft de kern van de bol-mapping. Gebruik de volledige DESADV-specificatie voor de segmentvolgorde, formaten en overige segmenten.

Gegeven

EDIFACT

Eis

Berichttype en uniek nummer

BGM+351

Uniek nummer van de voormelding.

Documentdatum

DTM+137

Datum waarop je de DESADV maakt.

Verwachte aankomstdatum

DTM+132

Verplicht. De datum waarop de zending bij het bol-warehouse aankomt. Niet de verzenddatum en niet de datum van de DESADV.

Verzenddatum

DTM+11

Optioneel. De datum waarop de zending vertrekt.

Pakbon of verzendreferentie

RFF+BM

Maximaal 15 tekens. Uniek per zending en exact gelijk aan het nummer op de pakbon en het SSCC-label. Bol koppelt de levering op dit nummer.

Partijen en warehouse

NAD+BY, NAD+SU en NAD+DP

Gebruik de juiste supplier- en warehouse-GLN.

Verpakkingshiërarchie

CPS

CPS+1 is de zending als geheel. Daaronder krijgt iedere pallet een eigen CPS (CPS+2+1, CPS+3+1, …) met PAC, PCI+33E en GIN+BJ.

Aantal en type verpakking

PAC

Verplicht in iedere CPS met een SSCC. Zonder PAC wordt de SSCC niet verwerkt. In CPS+1 geeft PAC het totale aantal pallets.

SSCC-aanduiding

PCI+33E

Geeft aan dat de pallet met SSCC is geïdentificeerd.

SSCC

GIN+BJ

Verplicht per pallet: 18 cijfers, geldig GS1-controlecijfer, zonder Application Identifier 00 ervoor. Alleen op palletniveau: een SSCC op een doos onder de pallet vervangt de pallet-SSCC niet.

EAN

LIN met EN

EAN van het verzonden artikel.

Verzonden aantal

QTY+12

Aantal van de bestelde EAN binnen de palletstructuur, in dezelfde eenheid als de order. Bij een display-EAN is dat het aantal displays, niet het aantal artikelen erin. Gebruik eenheid PCE of geen eenheid.

Bol-ordernummer

RFF+ON

Het volledige bol-ordernummer, exact zoals in de order. In de header als de DESADV één order bevat (geldt dan voor alle regels), per regel als hij meerdere orders bevat.

Voorbeeld van één pallet

Dit fragment laat alleen de belangrijkste segmenten zien en is geen volledig EDIFACT-bericht:

BGM+351::9+DESADV0001+9'
DTM+137:20260916:102'
DTM+132:20260918:102'
RFF+BM:PACK0001'
CPS+1'
PAC+1+:52+PK'
CPS+2+1'
PAC+1+:52+PK'
PCI+33E'
GIN+BJ+387123450000000012'
LIN+1++8712345678906:EN'
QTY+12:10'
RFF+ON:8123456'

Een prijs is in de DESADV niet nodig.

Testen en goedkeuring

Testscenario’s tijdens de onboarding

Test

Verplicht

Verwacht resultaat

Eén order en één pallet

Pakbon, order, EAN’s, aantallen en SSCC worden correct verwerkt.

Eén order en meerdere pallets

Iedere pallet heeft een unieke SSCC en de inhoud is correct verdeeld.

Mixed pallet

Ja, indien gebruikt

Meerdere EAN’s en aantallen zijn aan de juiste SSCC gekoppeld.

Meerdere orders in één zending

Indien gebruikt

Iedere artikelregel verwijst naar het juiste ordernummer.

Serienummer, batch of houdbaarheid

Indien van toepassing

De aanvullende productgegevens worden correct verwerkt.

Goedkeuringscriteria

Transus ontvangt en routeert het bericht zonder technische blokker.
Bol kan de DESADV koppelen aan de juiste order en het juiste warehouse.
Het opgegeven aantal pallets sluit aan op het aantal unieke pallet-SSCC's.
Iedere SSCC bestaat uit 18 cijfers, heeft een geldig controlecijfer, is uniek en staat zonder Application Identifier in het bericht.
De aantallen per SSCC tellen op tot het totaal dat voor de orderregel wordt verzonden.
De pakbonreferentie en SSCC's in het bericht komen overeen met de fysieke labels en zending.

Controleer je DESADV vóór verzending

Voorkom veelgemaakte fouten door onderstaande punten te controleren.

Iedere pallet heeft een unieke SSCC.
Geen ontbrekende codes of dezelfde SSCC op meerdere pallets.
De SSCC bevat precies 18 cijfers.
Stuur in GIN+BJ geen Application Identifier 00 mee.
De palletinhoud klopt.
Koppel iedere EAN en hoeveelheid aan de SSCC van de pallet waarop het artikel daadwerkelijk staat.
De aantallen kloppen.
Het totaal per EAN komt overeen met het werkelijk verzonden aantal.
De orderverwijzing klopt.
Controleer voor iedere artikelregel of RFF+ON naar het juiste bol-ordernummer verwijst.
Het warehouse klopt.
De delivery party GLN komt overeen met het warehouse van de order.
Eén pakbon per bericht.
Gebruik per DESADV één pakbonreferentie in RFF+BM.
De pakbonreferentie is zichtbaar.
De referentie in RFF+BM staat ook op de fysieke zending.
Iedere pallet heeft een PAC.
Zonder PAC in de CPS van de pallet wordt de SSCC niet verwerkt.
De pakbonreferentie is maximaal 15 tekens.
RFF+BM is gelijk aan het nummer op de pakbon en het label.
Het ordernummer is volledig.
Controleer dat er geen cijfer is weggevallen; anders volgt “Purchase Order not found”.
De aankomstdatum klopt.
DTM+132 is de verwachte aankomst bij bol, niet de verzenddatum.

Foutmeldingen

Krijg je een van deze meldingen terug, dan vind je hier de oorzaak en de oplossing.

Melding

Oorzaak

Oplossing

Purchase Order not found

Het bol-ordernummer in RFF+ON is onvolledig of klopt niet.

Gebruik het volledige bol-ordernummer, exact zoals in de order.

… non-numeric poNumber, blocking downstream publish

RFF+ON in je DESADV bevat tekst in plaats van het bol-ordernummer, bijvoorbeeld een omschrijving van de zending.

Stuur in RFF+ON alleen het bol-ordernummer, alleen cijfers, exact zoals in de order.

Duplicate reference for supplier

De pakbonreferentie (RFF+BM) in de DESADV is al eerder gebruikt.

Gebruik voor iedere pakbon een unieke pakbonreferentie.

Packing List Reference must not exceed 15 characters

De pakbonreferentie (RFF+BM) in je DESADV is langer dan 15 tekens.

Gebruik een pakbonreferentie van maximaal 15 tekens.

Packing List Reference Invalid

Bol accepteert de pakbonreferentie in RFF+BM niet.

Gebruik het nummer van de pakbon, maximaal 15 tekens.

PackingList has no lines.

De DESADV bevat geen artikelregels.

Zet voor elk artikel een LIN met QTY+12 onder de juiste pallet (CPS).

Invalid EAN code

Een EAN in LIN is leeg, alleen nullen of geen geldige EAN.

Gebruik exact de EAN uit de order.

Invalid Quantity

Een aantal in QTY+12 ontbreekt of is geen getal.

Stuur per regel het verzonden aantal als getal.

Wrong Buyer GLN

De koper-GLN in NAD+BY is niet de GLN van bol.

Gebruik 8712423020597 in NAD+BY.

Unknown Supplier

De leveranciers-GLN is niet bekend bij bol.

Gebruik de GLN waarmee je bij bol geregistreerd bent.

Invalid BGM type

De documentcode in BGM is niet 351.

Gebruik BGM+351 voor een pakbon.

Documentatie en hulp

Bekijk de volledige DESADV EDIFACT-specificatie →

Lees hier de actuele SSCC eisen op SSCC voor EDI leveranciers.

Onboarding, berichtcombinatie, functionele inrichting of ORDCHG laten activerenedi@bol.com

Orderinhoud, GTIN’s, aantallen, GLN’s, SSCC’s, ordermatching of een afgewezen berichtsupplierorder@bol.com

Technische verbinding (AS2, certificaten, berichten versturen of ontvangen, technische validatie)support@transus.nl

Verder lezen

Terug naar EDI aansluiten | Bekijk ORDRSP | SSCC voor EDI leveranciers